Szanujemy Twoją prywatność. Nie nawidzimy SPAMU tak jak Ty i nie robimy tego w trosce o jak najlepsze relacje z Tobą. Tworzenie konta oznacza, że odpowiadają Ci Warunki korzystania z usługi ,firmy Polityka prywatności oraz Warunki korzystania z plików cookie.


5 zadań, które wykonujesz każdego dnia, a które marnują Twój czas i kosztują Twoją firmę pieniądze.


0

0

4 min

Żadna firma nie jest w 100% wydajna przez cały dzień. Pracownicy stacjonarni każdego dnia zanim zaczną pracę muszą przedyskutować przy kawie co działo się u nich wieczorem. Pracownicy zdalni zanim usiądą do pracy przy komputerze wyprowadzą psa na spacer, wstawią pranie lub pogadają chwilę z sąsiadem. Oba typy pracowników od czasu do czasu robią długie przerwy na lunch i sprawdzają swoje osobiste konta w mediach społecznościowych.

Co ciekawe, pracownicy wcale nie tracą najwięcej czasu na “drobne prywatne sprawy” w godzinach pracy, ale na rzeczy, które sami pracodawcy im zlecają.

1. Niepotrzebne spotkania.

W licznych ankietach pracownicy wymieniają spotkania jako jeden z największych marnotrawców czasu w swoich miejscach pracy. Obejmuje to niepotrzebne spotkania, jak również te, które trwają dłużej niż powinny. Rozważ wdrożenie systemu, w którym spotkania odbywają się tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Podczas spotkań dobrze jest mieć plan co będzie omawiane w ciągu jego trwania i stricte się tego trzymać, aby uniknąć rozmów pobocznych, które marnują czas wszystkich. W ilustrii wszyscy pracujemy zdalnie, ale to nie znaczy, że nie mamy spotkań. Codziennie rano mamy 15 minutowe spotkania Scrum, a w każdą środę dokładnie o 15:00 spotykamy się online na meetingu, gdzie omawiamy najważniejsze sprawy. Trzymamy się ściśle planu dzięki czemu gdy wszystko zostanie omówione kończymy spotkanie. Nie przeciągamy, bo szanujemy swój czas.

2. Niepotrzebne raporty.

Bardzo często raporty, które sporządzasz mogą być ważne tylko dla Ciebie, ale już niekoniecznie dla innych. Jeśli kierownictwo zażądało konkretnego raportu, oczywiście niewiele możesz zrobić. Ale jeśli dobrowolnie umieszczasz te raporty razem i wysyłasz je do wszystkich, ustal, które z nich mają faktyczną wartość, a bez których ¾ biura się zdecydowanie obejdzie. Nie marnuj czasu innych. Możesz być w stanie przekonać swojego szefa, że ​​Twój czas może być spożytkowany na ważniejsze zadania, niż czytanie lub sporządzanie raportów. Tym bardziej, że niektóre z nich by były aktualne muszą być uaktualniane codziennie, a poza tym często nikt ich i tak nie czyta ;)

3. Przestarzałe procesy.

Firmy wciąż marnują czas na robienie rzeczy, które robiły w ten sam sposób co 10 lat temu. Bardzo często mnóstwo osób używających mediów społecznościowych tworzy posty, eksportuje/drukuje, przesyła szefowi/klientowi, a szef to odrzuca/zatwierdza/komentuje. I dopiero po całym tym procesie post zostaje zatwierdzony. Powoduje to, że tracimy minuty, a nawet godziny w ciągu dnia. Gdy zsumujemy ile tracimy czasu w ciągu roku wyjdzie nam ogromna liczba zmarnowanego czasu, który mogliśmy lepiej i produktywnie wykorzystać. Dokonaj dokładnego audytu swojej pracy i zadaj sobie pytanie, dlaczego robisz rzeczy w określony sposób, a następnie poszukaj metody zastępczej, która może zaoszczędzić Twój czas. Jednym z takich metod jest właśnie ilustria, która została zaprojektowana i stworzona po to, by można było w jednym miejscu nie tylko tworzyć post, planować jego publikacje ale również nim zarządzać. Aplikacja pozwala dodać kolejnych użytkowników do naszego konta, dzięki czemu cały zespół, szef oraz klient ma wgląd w proces powstawania postów, dzięki czemu na bieżąco może wprowadzać poprawki. Skracamy czas produkcji do minimum ;)

4. Za dużo czasu poświęcamy samej komunikacji.

Musisz z ręką na sercu przyznać się ile tak naprawdę poświęcasz czasu na komunikację z swoimi współpracownikami. I nie mówię tutaj tylko o wymianie szybkich informacji odnośnie problemu danego projektu, ale o rozmowach pobocznych. O ile pisanie maili, do których wgląd ma nasz przełożony, jest ograniczone do zapytań biznesowych, o tyle czatowanie na komunikatorach między kolegami z pracy niesie ze sobą często wymianę informacji na tematy prywatne, które zabierają nam czas i uwagę. Plotkowanie nie sprzyja produktywności. Tego możesz być pewien ;)

5. Reagowanie na wszelkie zakłócenia.

W dzisiejszych biurach, w których króluje open space (z ang. otwarta przestrzeń), bardzo trudno jest się skupić. Zwłaszcza gdy obok nas ktoś rozmawia, śmieję się lub słucha za głośno muzyki w słuchawkach. Ja na przykład uwielbiam ciszę i spokój gdy pracuję, dlatego kocham pracować zdalnie. Daje mi to możliwość decydowania w jakiej przestrzeni chcę akurat przebywać. Niestety wiele ludzi nie ma takiego komfortu i musi nauczyć się jak sobie radzić w pracy, by skupić się i dobrze wykonać swoje obowiązki. Powiedz mi jak Ty sobie radzisz na co dzień?

Nieważne jak bardzo będziesz się starać być produktywny w ciągu dnia i jak bardzo będziesz się skupić na tym, by wykonać dobrze swoje obowiązki, to zawsze znajdzie się chwila, w której po prostu coś Cię rozproszy. Nikt nie jest wstanie utrzymać jednakowego tempa pracy przez cały dzień. Najzwyczajniej w świecie zdarza nam się, że jesteśmy zmęczeni albo znudzeni wykonywaniem tej samej czynności. Ważne natomiast jest by nauczyć sobie z tym radzić. W końcu praca musi być wykonana ;)  

Komentarze ( 0 )